Эффективное планирование и доведение проекта «сделай сам» до конца

По моему опыту, всё происходит примерно так: вы рассчитываете, что работа займёт пять минут, а она растягивается на часы. Вы обнаружите, что большую часть времени тратите на один или два болта, которые не поддаются.

Изучая детали, необходимые для выполнения работы, не забудьте проверить, какие инструменты вам понадобятся, особенно если речь идёт о специализированных инструментах или инструментах нестандартного размера.

Не думайте, что деталь будет пригодна к эксплуатации, и не приступайте к работе с автомобилем, который вам нужно будет использовать через день или два.

В мастерской у меня висит белая доска с сухими маркерами. На части доски я записываю работы, которые нужно выполнить на автомобиле, на другой части — необходимые детали, а на третьей — важную информацию из руководств, например значения крутящего момента или порядок затяжки. Я обновляю информацию на доске перед тем, как приступить к следующему этапу работы. Я обновляю её, пока читаю руководство и/или смотрю видео на YouTube.

И наконец, совет, который преображает всё: правильный инструмент для правильной работы. Вам потребуется меньше времени, чтобы найти подходящий инструмент, чем на то, чтобы испортить работу инструментом, который у вас в руках. Если кажется, что болт вот-вот сорвётся, не продолжайте крутить его, пока не сорвёте.

Разумные траты на инструменты окупятся сторицей. Раньше я всегда покупал дешёвые инструменты, но когда я наконец начал покупать качественные инструменты, я стал гораздо реже сталкиваться с проблемами.

О, и последнее: у вас здесь есть друзья. Когда вы сталкиваетесь с трудностями в проекте, сделайте перерыв, подойдите сюда, обсудите ситуацию и зарядитесь новым энтузиазмом. Проект застопоривается, когда вы оказываетесь в ситуации, когда вы полностью застряли и вам надоела работа, но у вас нет сил уйти и заняться чем-то другим хотя бы на полчаса.

Я делаю многое своими руками: от механики до деревообработки, от строительства до всего, что попадается мне на пути :) и, исходя из своего опыта, могу сказать:

Никогда не беритесь за больше задач, чем можете выполнить: если вы видите, что вам нужно выполнить большой объём работы в нескольких системах, составьте список на бумаге, а затем строго следуйте ему, начиная и заканчивая каждый пункт, прежде чем переходить к следующему. Отмечайте выполненные пункты. Звучит глупо, но это значительно повышает эффективность ваших усилий, и вы можете видеть «прогресс», когда дел много.

Никогда не беритесь за то, для чего у вас нет запасных частей, инструментов или материалов: сначала постарайтесь выяснить, что вам нужно, по опыту, из инструкций, с помощью вопросов и ответов на форумах, проведите тщательный анализ и диагностику задачи и т. д. Затем, когда у вас будут все необходимые материалы, приступайте к выполнению задачи как следует подготовленным.

Никогда не думайте, что задача будет «простой» и «быстро выполнимой»: особенно в механике... разберите на вид исправную деталь, и велика вероятность, что внутри всё сломано.

Всегда добавляйте к общему времени, которое, по вашему мнению, потребуется, ещё несколько %: если вы думаете, что вам понадобится 1 час, запланируйте 2 часа... погода, желание, дети, телефон, походы в туалет :) всё, что может помешать вам уложиться в жёсткие сроки.

Источник? Мой последний проект (на самом деле мегапроект) по восстановлению старого автомобиля. Он нуждается в ремонте каждой системы, а ещё я хочу многое улучшить. Поэтому я составил список по системам: двигатель, трансмиссия, тормоза, салон, кузов и т. д. Я провёл оооочень долгую диагностику каждой системы, записал всё, что смог найти, а затем работал над каждой системой отдельно, пока не закончил. Если я застряну в ожидании какой-то детали, то переделаю всё, что смогу найти в этой же системе, или углублюсь в идеи/диагностику для следующих систем. Но я ничего не буду трогать, пока не закончу с текущей системой и не завершу её.

Из моего личного опыта:

1. Повредил прокладку термостата, которая застряла при попытке снять заклинивший в открытом положении термостат. Узнал, что новая деталь будет не раньше чем через 2 недели после того, как я повредил деталь

   
   
   

   Извлеченные уроки:

   
   
   
   
   
   • старайтесь не снимать детали, пока не найдёте замену
   
   
   • не экономьте на недорогих расходных материалах, таких как прокладки/уплотнители, особенно если они часто выходят из строя
   
   

2. Заказал универсальные датчики кислорода, вставил старые разъёмы в новые, но понял, что универсальный датчик кислорода не подходит к заглушке выхлопной трубы. Пришлось ждать неделю, чтобы вернуть машину в строй. Она стояла на подъездной дорожке, мешая проезду других автомобилей

   
   
   

   Извлеченные уроки:

   
   
   
   
   
   • убедитесь, что у вас есть запасной вариант для повседневных поездок
   
   
   • Примерьте перед операцией. Измерьте дважды, так как разрезать можно только один раз
   
   
   • Если размер резьбы стандартный, это ещё не значит, что вся деталь соответствует требованиям
   
   
   • не работайте над своим автомобилем, блокируя другие транспортные средства, которыми можно пользоваться
   
   

3. Купил машину с повреждённым двигателем и просроченным на несколько месяцев водительским удостоверением. Не мог её починить из-за долгого жаркого лета и в итоге продал

   
   
   

   Извлеченные уроки:

   
   
   
   
   
   • не бери на себя больше, чем можешь реально осилить
   
   
   • учитывайте погодные/климатические/экологические условия при планировании проектов
   
   
   • знайте, когда нужно смириться с потерями и отпустить ситуацию
   
   

4. Решил заменить прокладки клапанной крышки и сорвал резьбу на алюминиевой крышке цепи привода ГРМ, что привело к значительной утечке масла; испортил последующий ремонт

   
   
   

   Извлеченные уроки:

   
   
   
   
   
   • есть запасной план
   
   
   • по возможности создайте резервную копию своего резервного плана
   
   
   • не думайте, что вы будете достаточно осторожны, чтобы избежать повреждений
   
   
   • специальные инструменты могут стать настоящим спасением (например, Helicoils)
   
   

5. Поднял машину на домкратах, чтобы заменить крышку цепи ГРМ. Работа заняла 7 месяцев, потому что я не мог продолжить, не совместив метки ГРМ на распределительном валу без специального инструмента. В итоге я смог завершить работу, не упустив ни одного болта, в том числе благодаря тщательному маркированию деталей

   
   
   

   Извлеченные уроки:

   
   
   
   
   
   • фотографируйте процесс, чтобы потом можно было сравнить
   
   
   • Пакеты для сэндвичей, этикетки и ручка помогут вам сохранить рассудок
   
   
   • не разбирайте автомобиль больше, чем это необходимо, если только это не значительно упростит выполнение последующих задач
   
   
   • не приступайте к выполнению задачи, не имея инструментов, способных её решить
   
   
   • в вашем наборе инструментов есть дубликат
   
   

TL DR;
Методы управления проектами, используемые сегодня, сложно применить напрямую к такому небольшому проекту, как ремонт одной машины.

Управление проектами — это термин, обозначающий ряд различных методов, которые можно использовать для того, чтобы проект был завершён вовремя и с надлежащими затратами. Я бы выделил два основных типа проектов: строительные и научные. Мы поговорим подробнее о строительных проектах, так как они более очевидны для сравнения, чем научные.

Строительные проекты очень хорошо сочетаются с современными системами освоенного объёма. RSMeans каждый год публикует отчёты о затратах, в которых указано, сколько времени потребуется X работникам в Y месте для выполнения Z задачи за $xx,xxx долларов. Это отраслевой стандарт, и он на удивление точен. Эти данные используются перед началом проекта для его планирования. Если строительная компания не может придерживаться базового графика, согласованного с использованием этих данных, ей обычно приходится компенсировать разницу из собственного кармана. За исключением особых обстоятельств.

Дом — это, пожалуй, самое незначительное из того, что, на мой взгляд, требует управления проектами. Большой штат рабочих, противоречащие друг другу задачи, материалы, специалисты и сроки — всё это нужно как-то упорядочить и уложиться в сроки. Вы не сможете построить каркас, пока не будет залит фундамент. Электрики должны прийти до того, как вы начнёте клеить гипсокартон. Если вы слишком затянете, ваши кровельщики могут оказаться недоступны. Всё должно происходить в определённое время в зависимости от того, на каком этапе проекта мы находимся.

Сравните это с работой над автомобилем: 1 неоплачиваемый работник (вы) выполняете всю работу, у вас есть все детали, но нет реального дедлайна, за нарушение которого вас уволят. И это не ваш основной источник средств к существованию (исходя из части вопроса, касающейся «сделай сам»). Есть некоторые вещи, которые должны происходить в определённом порядке, но уровень взаимосвязанности в строительном проекте гораздо выше. Если только вы не начинаете с прав на VIN-код и мечты, автомобиль — слишком маленький проект, чтобы применять к нему «управление проектами».

Так что же мне делать?

Мы можем извлечь много полезного из проектного менеджмента и применить эти знания в более мелких масштабах. Я использую некоторые термины в неверном значении, чтобы было понятнее. Не сердитесь, если вы менеджер проектов.

Крайний срок — всё, что я собираюсь сказать, основано на установлении крайнего срока. В конце концов, люди легко отвлекаются. Вам нужно быть честным с самим собой и заключить что-то вроде негласного договора. Пусть ваш партнёр следит за тем, чтобы вы его соблюдали. Найдите друзей, которые будут вас контролировать. Установите напоминания в календаре. Вы не сможете выпить пива, пока не сделаете X. Что-нибудь. Как только вы оказываетесь во власти чего-то большего, чем вы сами:

1.) Планирование — при планировании проекта необходимо учесть несколько моментов. Нарисуйте этот план. Запишите его. Сделайте его физически осязаемым.

• Неопределённость. Чем дольше длится ваш проект, тем больше жизненных обстоятельств будут возникать на вашем пути. Не стройте планов, которые, как вы знаете, не сможете реализовать. Прикиньте, сколько времени у вас уйдёт на выполнение той или иной задачи, и удвойте это время. Так у вас будет запас времени, чтобы справиться с жизненными обстоятельствами и заказать инструменты, которых у вас нет.


• Риск. Потратьте немного времени на то, чтобы подумать, как этот проект может метафорически «взорваться» у вас перед носом. В машину может врезаться метеор; это серьёзная неудача, но вероятность такого события мала. Вы можете сломать болт; это незначительная неудача, вероятность которой гораздо выше, чем вероятность столкновения с метеором. Запишите основные риски и будьте к ним готовы. Тогда, когда они возникнут, они будут гораздо менее неожиданными/мучительными.


• Чрезмерное планирование. Будьте честны с собой. Вы не будете работать над этим каждый день. Вы не будете работать с 6 утра до 10 вечера в субботу. Распределяйте время на разумные отрезки, которые вы действительно можете себе позволить.


• Недостаточное планирование. Однако не стоит делать слишком большие перерывы. Если вы будете ничего не делать больше недели, у вас пропадёт мотивация продолжать.


• Чувствую себя хорошо. Каждый раз, когда ты что-то делаешь, ты испытываешь облегчение. Делай что-нибудь несложное через промежутки времени и отмечай, что сделано. Это поможет справиться с долгими и сложными задачами.


• Неизвестные неизвестные. Что-то произойдёт, чего вы никогда не видели и о чём не слышали. Вы не знаете, что это за вещи, и они сдвинут ваши планы. Примите это. Пересмотрите свои планы, когда это произойдёт. Это не провал, вы просто не могли знать. Примите это, пересмотрите планы, двигайтесь дальше.

2.) Реализация — теперь, когда у вас есть план, пришло время его реализовать. Это самая сложная часть, которая, на мой взгляд, в некоторой степени зависит от субъективного мнения. Мы предусмотрели время на жизнь, проблемы и даже на то, чтобы сказать: «Да ладно, сегодня не хочется». Строителям нужно прийти на работу завтра, чтобы получить зарплату. Это мощная мотивация. А у вас... её нет. Это возвращает меня к дедлайну, о котором я упоминал ранее. Вы преданы своей второй половинке, друзьям или пиву. Вы что-то сделаете. Даже если это будет совсем немного, вы всё равно будете работать над этим. Вы превратитесь из местного сборщика мусора в человека, который доводит дела до конца.