Организация кейтеринга в первый раз. Как мне подготовиться?

После того как я несколько лет помогал с организацией мероприятий, в одном из мест, где мы их проводим, сделали ремонт и убрали почти все оборудование для кейтеринга и обслуживания, я хочу поделиться некоторыми советами от новичка:

• Постарайтесь посетить место, где вы будете подавать еду, заранее, чтобы убедиться, что вы знакомы с удобствами и тем, что там есть в наличии, в сравнении с тем, что вам нужно будет предоставить:

  
  
  
  
  • Как будет организовано пространство в день мероприятия? (чтобы вы не удивились, обнаружив рождественскую ёлку в том месте, которое вы планировали использовать, или что там стало меньше столов и стульев... или что там «стандартная» расстановка и вам придётся прийти пораньше, чтобы переставить всё в зале)
  
  
  • Будет ли у вас место в холодильнике или вам нужно работать с термосумками?
  
  
  • Что можно использовать для обогрева (духовка, микроволновые печи, грили и т. д. ... если у вас несколько микроволновых печей и вы стали первыми жильцами после ремонта, убедитесь, что они знают, где находятся автоматические выключатели, чтобы вам не пришлось ждать час, пока они подключат обе печи к одной цепи)
  
  
  • Есть ли у них жаровни, щипцы, противни, сервировочные ложки, которыми вы можете воспользоваться, или вам нужно принести свои?
  
  
  • Вы можете помыть посуду на месте или вам нужно предусмотреть возможность транспортировки большого количества грязной посуды?
  
  
  • Во сколько вы можете приехать, чтобы начать подготовку? Можете ли вы привезти всё необходимое за день до мероприятия?
  
  
  • Где вы можете припарковаться, чтобы разгрузить вещи? Можете ли вы оставить машину поблизости (с запасными вещами или на случай, если вам понадобится срочно куда-то поехать)?
  
  
  • Когда вам нужно будет убрать за собой/уйти?
  
  
  • Есть ли у них чистящие средства или вам нужно привезти их с собой?
  
  
  • За что вы несёте ответственность при уборке и что входит в стоимость аренды зала?
  
  
  • Есть ли у них услуги по вывозу мусора и/или переработке отходов или вам нужно вывозить мусор самостоятельно?
  
  
  • Вам нужно вернуть комнату в то состояние, в котором она была, когда вы туда вошли, или сломать все столы и стулья?
  
  
  
  



• Сделайте этикетки для продуктов, возможно, с указанием ингредиентов. Это действительно замедляет процесс подачи блюд, когда человеку с ограничениями в питании приходится сидеть и пытаться понять, что это за продукт и есть ли в нём что-то, чего он избегает.

  
  
  
  
  • Если вы не ожидаете, что люди будут брать понемногу из каждого блюда, убедитесь, что этикетки достаточно крупные и их видно издалека, чтобы люди могли оценить ассортимент, прежде чем встать в очередь.
  
  
  
  



• Когда вы определитесь с тем, что вам нужно взять с собой, подумайте, как вы собираетесь всё это перевозить:

  
  
  
  
  • Если вам нужно перевезти крупногабаритные предметы, например столы.
  
  
  • Если вам нужно перевезти холодные или горячие продукты (и сохранить их температуру)
  
  
  • Что можно упаковать накануне, а что — в день мероприятия.
  
  
  • В каком порядке они должны быть расположены (таблицы внизу — отстой)
  
  
  
  



• Подумайте о том, чтобы взять с собой контейнеры для остатков еды. (большинство людей не хотят забирать домой большой поднос с едой; они скорее согласятся на небольшие порции).

  
  



• Рассмотрим транспортный поток:

  
  
  
  
  • Если вам нужно обслужить много людей, отодвиньте фуршетные столы от стены и попросите людей выстроиться в очередь с обеих сторон.
  
  
  • Постарайтесь расположить буфетную стойку так, чтобы вам не пришлось идти через очередь из ожидающих, когда вы будете менять блюдо.
  
  
  • Положите столовые приборы, салфетки и напитки в дальний конец буфета (чтобы людям не приходилось жонглировать ими во время сервировки или возвращаться за ними, когда они решат, что им действительно нужна ложка).
  
  
  • Если есть возможность, организуйте зону для напитков отдельно от зоны для фуршета.
  
  
  • Размещайте приправы после блюда, к которому они предназначены, отдельно от самого блюда. (чтобы людям не приходилось тратить в два раза больше времени на это блюдо, если они захотят его приправить)
  
  
  • Положите еду для людей с ограничениями в питании в конец очереди. Если вы положите её в начало, люди будут пробовать её по привычке, и она закончится слишком быстро, а тем, для кого она предназначалась, может ничего не достаться.
  
  
  
  



• Предусмотрите незапланированные расходы:

  
  
  
  
  • Есть ли у вас кто-то, кому вы можете позвонить, если вам нужно, чтобы кто-то что-то вам принёс? (Если вам нужно сделать два ходки, чтобы всё перенести, то, пока один человек занимается горячим и холодным, другой может взять всё, что может понадобиться, после того как первый оценит обстановку)
  
  
  • Есть ли поблизости магазины, куда вы могли бы сходить в случае необходимости?
  
  
  
  



• Даже если вам скажут, что столы можно протирать и скатерти не нужны, возьмите их с собой. Даже если они нужны только для фуршета. (потому что после того, как вы потратили столько часов на подготовку, сервировку, подачу и т. д., вам не захочется тратить на уборку больше времени, чем нужно).

  
  

Самое главное — всё проверить, а затем перепроверить.

Протестируйте свои рецепты и выясните, что можно приготовить заранее без ущерба для качества.

У вас должны быть списки всего, что вам нужно взять с собой (продукты, кухонная утварь, сервировочная посуда, столовые приборы, украшения, средства для уборки и т. д.).

Вы должны заранее изучить место и убедиться, что продумали логистику: например, достаточно ли у вас места для холодильника и плиты?

Подумайте также о том, как всё это будет транспортироваться. Сможете ли вы хранить всё при безопасной температуре? Убедитесь, что все контейнеры плотно закрыты, а если есть риск проливания, добавьте слой малярного скотча.

Возьмите с собой побольше всего. Неизбежно что-то прольётся или гостей окажется больше, чем ожидалось.

Затем проверьте все еще раз.

Кроме того, ведите учёт того, что вы приготовили и что съели, чтобы в следующий раз всё было готово.